Bürokommunikation, die einfach läuft.

Mit Kunze & Ritter und dem HP Security Manager überwachen wir 670 HP‑Systeme. Das Tool dient als zentrale, enterprise‑konforme Steuerungsinstanz für Security‑Einstellungen und spart uns im Betrieb spürbar Zeit – von der Umsetzung bis zur Kontrolle. Auch Themen wie die 802.1X‑Authentifizierung haben wir damit strukturiert umgesetzt. Das ist selbst als Einzeladmin problemlos handhabbar: weniger manueller Aufwand, mehr Standardisierung und deutlich mehr Zeit für andere Aufgaben.

Unsere größte Herausforderung an ein Dokumenten-Management-System war die Optimierung unseres Rechnungslaufs sowie die Einhaltung der aktuellen DSGVO- und GoBD-Richtlinien. Der größte Mehrwert ist jedoch das schnelle Wiederfinden von Dokumenten sowie die revisionssichere Ablage der Akten. Langfristig wollen wir DocuWare auch in weiteren Abteilungen einsetzen.

Dank DocuWare konnte das klassische Ordner-Archiv schmal gehalten und Lagerhaltungskosten reduziert werden. Mit der Einführung der elektronischen Signatur wollen wir einen weiteren Schritt in die digitale Zukunft wagen.

Ausschlaggebend für DocuWare war für uns die DSGVO-Konformität. Alle Dokumente sind von überall griffbereit und können schnell gefunden werden. Durch die Barcodetrennung werden alle Dokumente vollautomatisch getrennt und archiviert, die Zeitersparnis ist enorm.

Unsere digitalen Prozesse sind deutlich sicherer als dies früher unter analogen Bedingungen der Fall war. Gleichzeitig ist die elektronische Ablage aufgrund der hohen Automatisierungen schneller und effizienter als jedes Papierarchiv. Seit der DMS-Einführung kommt es zu praktisch keinem Zeitverlust mehr durch Dokumentenablage und -suche. Die Zeitersparnis ist ein echter Mehrwert.

Vor DocuWare hatten wir ein sehr großes Papierarchiv, Dokumente wurden teilweise doppelt abgeheftet. Dies gehört nun der Vergangenheit an. Nicht nur die Kommunikation mit dem Steuerberater hat sich durch DocuWare Cloud wesentlich verbessert, auch Prozesse sind einfach abgebildet und Dokumente sind GoBD-konform und redundant archiviert.

Dank DocuWare hat sich die Fehlerquote im Rechnungsworkflow massiv verringert. Langes Suchen und auf Freigaben warten gehört nun der Vergangenheit an und Rechnungen können rechtzeitig gezahlt werden.

Die DocuWare Cloud bietet uns eine ideale Plattform für den Austausch vertraulicher Dokumente mit unseren international agierenden Kunden und deren Mitarbeiter. DocuWare liefert einen wesentlichen Beitrag zur Verschlankung, Automatisierung und Beschleunigung der Liefer- und Datenhaltungsprozesse in unserem Unternehmen.